Pernah merasa tugas yang harusnya selesai dalam satu jam malah molor jadi seharian? Atau pekerjaan yang sebenarnya sederhana justru terasa lebih lama karena ada banyak waktu untuk menyelesaikannya? Jika iya, berarti Anda sedang mengalami Parkinson’s Law tanpa menyadarinya.
Parkinson’s Law adalah konsep yang menyatakan bahwa “pekerjaan akan mengisi seluruh waktu yang dialokasikan untuk menyelesaikannya”. Dengan kata lain, semakin banyak waktu yang diberikan untuk suatu tugas, semakin lama pula tugas tersebut akan selesai, meskipun sebenarnya bisa diselesaikan lebih cepat.
Artikel ini akan membahas lebih dalam tentang Parkinson’s Law, bagaimana konsep ini mempengaruhi produktivitas, dan strategi praktis untuk mengatasinya agar pekerjaan bisa selesai lebih efisien.
Apa Itu Parkinson’s Law?
Parkinson’s Law pertama kali dikemukakan oleh Cyril Northcote Parkinson dalam esainya di The Economist tahun 1955. Ia mengamati bagaimana birokrasi cenderung berkembang tanpa alasan yang jelas, karena semakin banyak waktu dan sumber daya yang tersedia, semakin lama pekerjaan akan memakan waktu.
Dalam kehidupan sehari-hari, ini berarti:
- Jika Anda punya waktu satu minggu untuk menyelesaikan laporan, kemungkinan besar Anda baru benar-benar mengerjakannya di hari-hari terakhir.
- Jika rapat dijadwalkan selama satu jam, diskusi bisa saja diperpanjang tanpa hasil yang lebih baik, meskipun bisa selesai dalam 30 menit.
- Jika tugas bisa dikerjakan dalam dua jam tetapi Anda memberi diri sendiri waktu empat jam, maka kemungkinan besar Anda akan menggunakan seluruh waktu tersebut.
Fenomena ini menjelaskan mengapa banyak orang merasa sibuk sepanjang waktu, padahal jika mereka mengelola waktu dengan lebih baik, pekerjaan bisa selesai lebih cepat dan memberikan lebih banyak waktu luang.
Mengapa Parkinson’s Law Terjadi?
Ada beberapa faktor yang menyebabkan pekerjaan cenderung memakan waktu lebih lama dari seharusnya.
Kurangnya Batasan Waktu yang Ketat
Saat tidak ada batas waktu yang jelas, kita cenderung menunda pekerjaan. Semakin lama batas waktunya, semakin lama pula kita mengerjakannya.
Perfeksionisme Berlebihan
Banyak orang memperpanjang waktu kerja karena ingin hasil yang sempurna. Padahal, sering kali perbaikan yang dilakukan tidak memberikan perbedaan signifikan.
Adanya Distraksi dan Gangguan
Ketika memiliki terlalu banyak waktu, kita lebih mudah terdistraksi oleh media sosial, email, atau pekerjaan lain yang kurang prioritas.
Ketidakjelasan Prioritas
Tanpa prioritas yang jelas, kita cenderung menghabiskan waktu untuk hal-hal yang tidak penting, hanya karena merasa memiliki banyak waktu luang.
Memahami Parkinson’s Law membantu menyadari kebiasaan buruk dalam mengelola waktu dan mulai mencari cara untuk bekerja lebih efisien.
Cara Mengatasi Parkinson’s Law
Agar pekerjaan tidak terus molor tanpa alasan, ada beberapa strategi yang bisa diterapkan untuk melawan Parkinson’s Law.
Tetapkan Tenggat Waktu yang Lebih Singkat dari yang Dibutuhkan
Jika sebuah tugas biasanya membutuhkan waktu tiga jam, coba tetapkan batas waktu hanya dua jam. Dengan memberikan tekanan positif, Anda akan lebih fokus dan menghindari gangguan.
Contohnya, jika menulis laporan biasanya membutuhkan satu hari penuh, cobalah mengalokasikan hanya dua hingga tiga jam dan lihat apakah bisa selesai lebih cepat.
Gunakan Teknik Time Blocking
Time blocking adalah teknik membagi waktu ke dalam blok-blok spesifik untuk setiap tugas. Ini membantu fokus pada satu tugas dalam jangka waktu tertentu tanpa tergoda untuk mengulur-ulur waktu.
Cara melakukannya:
- Tentukan waktu khusus untuk tugas-tugas tertentu, misalnya pukul 09:00 – 10:30 untuk menyusun laporan.
- Gunakan alarm atau timer untuk memastikan tetap dalam batas waktu yang telah ditentukan.
Terapkan Aturan Batas Maksimum
Berikan batas waktu maksimum untuk menyelesaikan pekerjaan. Ini membantu menghindari perfeksionisme yang tidak perlu.
Sebagai contoh, jika biasanya Anda menghabiskan dua jam untuk menulis email panjang, batasi diri hanya 30 menit dan fokus pada inti pesan.
Gunakan Teknik Pomodoro
Teknik Pomodoro melibatkan kerja selama 25 menit, diikuti dengan istirahat lima menit. Ini membantu meningkatkan fokus dan mencegah waktu kerja yang berlebihan.
Cara menggunakan teknik ini:
- Pilih satu tugas untuk dikerjakan.
- Set timer selama 25 menit dan kerja tanpa gangguan.
- Istirahat lima menit, lalu ulangi siklus ini hingga tugas selesai.
Teknik ini sangat efektif untuk menghindari pemborosan waktu dan meningkatkan efisiensi.
Buat Deadline Eksternal
Beri tahu seseorang bahwa Anda akan menyelesaikan tugas dalam waktu tertentu. Ini menciptakan tekanan sosial untuk menyelesaikannya tepat waktu.
Misalnya, beri tahu rekan kerja bahwa laporan akan selesai sebelum jam makan siang. Dengan begitu, ada dorongan tambahan untuk menyelesaikannya tepat waktu.
Minimalisir Distraksi Selama Bekerja
Jika Anda tahu bahwa Anda mudah terdistraksi, buat lingkungan kerja yang bebas gangguan.
Beberapa cara yang bisa dilakukan:
- Matikan notifikasi media sosial saat bekerja.
- Gunakan musik instrumental atau headphone untuk meningkatkan fokus.
- Hindari membuka banyak tab browser yang tidak berhubungan dengan pekerjaan.
Terapkan Prinsip 80/20 (Pareto Principle)
Hukum Pareto menyatakan bahwa 80 persen hasil berasal dari 20 persen usaha yang dilakukan. Jadi, fokuslah pada tugas yang benar-benar penting dan jangan buang waktu pada hal-hal kecil yang tidak berdampak besar.
Jika menghabiskan terlalu banyak waktu menyempurnakan presentasi, tanyakan pada diri sendiri apakah perubahan tersebut benar-benar akan memberikan perbedaan yang signifikan.
Kesimpulan
Parkinson’s Law menunjukkan bahwa pekerjaan akan terus berkembang untuk mengisi waktu yang tersedia. Jika tidak menetapkan batasan waktu yang jelas, kita akan cenderung menghabiskan lebih banyak waktu daripada yang sebenarnya dibutuhkan.
Untuk mengatasinya, beberapa strategi yang bisa diterapkan antara lain:
- Menetapkan deadline yang lebih singkat.
- Menggunakan teknik time blocking dan Pomodoro.
- Membatasi waktu maksimal untuk setiap tugas.
- Mengurangi distraksi agar tetap fokus.
Dengan memahami dan menerapkan strategi ini, kita bisa bekerja lebih efisien, mengurangi stres, dan memiliki lebih banyak waktu untuk hal-hal lain yang lebih penting.
Jadi, mulai sekarang, jangan biarkan pekerjaan mengisi seluruh waktu yang tersedia. Tentukan batasannya, atur strategi, dan lihat bagaimana produktivitas Anda meningkat.
